Ik herinner mij nog goed de decembermaand van een paar jaar geleden, toen ik zelf in loondienst was. De maand waarin ik nog 10 vakantiedagen over had, terwijl ik volgens het personeelshandboek maar 5 dagen mocht meenemen naar het nieuwe jaar.
Het voelde alsof ik iets verkeerd had gedaan door niet al mijn vakantiedagen op te nemen. Mijn leidinggevende nodigde me uit voor een formeel gesprek, waarin hij me informeerde dat ik maar 5 dagen mocht meenemen. Hij stelde zelfs voor dat ik maar een week op vakantie moest gaan.
Ik weet nog goed dat ik dacht: Kan een werkgever de vakantiedagen zomaar laten vervallen? Of eenzijdig uitbetalen?
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Vakantiedagen kunnen worden opgedeeld in twee categorieën: wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen zijn de dagen waar iedere werknemer recht op heeft. Het gaat hier om ten minste vier keer de wekelijkse arbeidsduur. Bijvoorbeeld, als de werknemer 5 dagen per week werkt, heeft hij recht op 20 dagen per jaar. Deze dagen vervallen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de extra dagen die bovenop de wettelijke vakantiedagen komen. Dit is geen wettelijke verplichting, maar kan zijn bepaald vanuit de cao of zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Deze vakantiedagen hebben een ruimere vervaltermijn, namelijk van vijf jaar.
Terug naar mijn verhaal. Het personeelshandboek van mijn toenmalige werkgever stelde dat vakantiedagen die boven de toegestane 5 uitkwamen, zouden vervallen als ze niet binnen het jaar werden opgenomen. Dit was echter in strijd met de wet. Gelukkig hebben we een oplossing gevonden waarbij mijn vakantiedagen uitbetaald werden.
Maar het zette me wel aan het denken.
Tips voor jou als werkgever
Laat mijn verhaal een eyeopener zijn om je personeelshandboek of verlofregeling kritisch te bekijken. Hier zijn enkele concrete adviezen over hoe je dit kunt aanpakken:
- Maak in je vakantiereglement een helder onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Geef ook duidelijk aan wat het beleid is voor beide typen. Worden bijvoorbeeld eerst automatisch de wettelijke vakantiedagen opgenomen en daarna de bovenwettelijke (wat logisch zou zijn), of kan de werknemer zelf kiezen welke dagen hij als eerste wil opnemen?
- Wat zijn de regels rondom het aanvragen, goedkeuren en meenemen van vakantiedagen? Betrek hierbij ook wat er gebeurt met de dagen die boven het maximaal mee te nemen aantal zijn.
- Zorg dat je regelmatig overleg hebt met je werknemer waarin ‘vakantie’ een onderwerp van gesprek is. Dit is belangrijk, niet alleen om te voorkomen dat de werknemer aan het einde van het jaar te veel dagen over heeft, maar vooral om te zorgen dat de werknemer gedurende het jaar voldoende rust en ontspanning geniet.
- Specificeer de voorwaarden voor het uitbetalen van vakantiedagen, met instemming van de werknemer en alleen voor bovenwettelijke dagen.
- Bied voldoende kansen voor het opnemen van vakantie en informeer je werknemer over naderende vervaltermijnen.
De invloed van arbeidsongeschiktheid op vakantiedagen
Een bijzonder aandachtspunt is de situatie waarin je werknemer ziek is. Hoe ga je dan om met het opbouwen en vervallen van vakantiedagen? Ook hier moet je weer een onderscheid maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen:
Je werknemer bouwt zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen op tijdens ziekte. Het is de bedoeling dat je werknemer ook tijdens ziekte vakantie opneemt. Uiteraard in overleg en na goedkeuring van jou als werkgever. Hier kan een rol voor de bedrijfsarts zijn weggelegd.
Over het verval van de vakantiedagen het volgende: Zelfs als je werknemer ziek is, vervallen de wettelijke vakantiedagen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit is anders als je werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen blijft gelden dat zij verjaren na vijf jaar.
Het is dus zeker bij een zieke werknemer van belang dat hij zich hiervan bewust is en weet wat de regels zijn voor vakantie tijdens ziekte. Maak dit in je overleg bespreekbaar met je werknemer.
Praktijkproblemen. Meer dan alleen regels
Het lijkt allemaal zo vanzelfsprekend. Je zou denken dat het gezond verstand is. Maar in mijn werkervaring als consultant zie ik nog te vaak dat werknemers onvoldoende vakantiedagen kunnen opnemen. De redenen? “Hij is simpelweg onmisbaar op de werkvloer,” of “Op dit moment hebben we niemand anders,” of “Dit project heeft nu even prioriteit.”
Jouw rol als goed werkgever
Denk goed na over hoe je als werkgever met vakantiedagen omgaat. Met een goed beleid én uitvoering hiervan voorkom je de ‘Oeps, dat had ik beter moeten regelen’-momenten, zoals ik die zelf ervaren heb. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet, maar ook om het erkennen van het belang van vrije tijd voor het welzijn van je werknemers. Zij zijn immers het kapitaal van jouw organisatie.
Wil je weten of jouw vakantiereglement correct is opgesteld of wil je sparren over een nieuw vakantiebeleid? Neem dan contact op met mr. Chantal Jansen I arbeidsrecht jurist en HR adviseur I chantaljansen@impulsbv.nl